Importancia de la gestión por procesos en la empresa

Los procesos son posiblemente el elemento más importante y más extendido en la gestión de las empresas innovadoras, especialmente de las que basan su sistema de gestión en la Calidad Total. Los procesos se consideran actualmente como la base operativa de gran parte de las organizaciones y gradualmente se van convirtiendo en la base estructural de un número creciente de empresas.

Las organizaciones de tipo funcional generaron altos niveles de eficacia en las operaciones especializadas abordadas por cada función, a menudo a costa de la eficacia global de la empresa y de una comunicación poco fluida entre las distintas funciones. Las organizaciones  de tipo matricial, diseñadas para optimizar el empleo de las capacidades humanas, encontraron muchas dificultades en su aplicación práctica. El éxito de las industrias japonesas, bien patente a partir de los años setenta y ochenta, propició la aplicación de modelos de organización productiva, como just in time o kanban. Estos modelos, a pesar de haber producido resultados muy positivos, han demostrado ser modelos limitados, principalmente por centrarse en empresas manufactureras de grandes series.

No obstante, tanto el modelo matricial como los de origen japonés ya apuntaban a la importancia de los procesos como base sobre la que desarrollar políticas y estrategias operativas sólidas. Esto dio origen a estudios sobre las posibilidades de los procesos como base de gestión de la empresa, que fueron poniendo de manifiesto su adecuación a los mercados actuales, cada vez más cerca del mercado global y, como consecuencia, su capacidad de contribuir de forma sostenida a los resultados, siempre que la empresa diseñe y estructure sus procesos pensando en sus clientes.

Los procesos, al requerir un conjunto de entradas materiales e inmateriales y componerse de actividades que van transformando estas entradas, cruzan los límites funcionales repetidamente. Por cruzar los límites funcionales, fuerzan a la cooperación y van creando una cultura de empresa distinta, más abierta, menos jerárquica, más orientada a obtener resultados. Y debido a que los procesos son altamente repetitivos, su mejora, que exige una reflexión y planificación previas así como la dedicación de recursos, a veces considerables, proporciona un gran retorno sobre esas inversiones (ROI) realizadas.

La gestión por procesos implica concebir a la empresa como un sistema integral de procesos, en el que éstos son la base para los cambios estratégicos en la organización. Ya no se piensa que los procesos puedan diseñarse con una estructura ideal, que vaya a permanecer inmutable con el paso de los años. Por el contrario, los procesos están permanentemente sometidos a revisiones para responder a dos motivos distintos. Por un lado, desde un punto de vista interno, todo proceso es mejorable en sí mismo, siempre se encuentra alguna alternativa que mejore su desempeño. Por otro lado, los procesos han de cambiar para adaptarse a los requisitos cambiantes de mercados, clientes, nuevas tecnologías.

La experiencia japonesa, con sus métodos de trabajo en equipo y la participación de todo su personal en las mejoras empresariales, popularizó las ventajas obtenidas en la revisión y retoque continuo de los procesos empresariales. Tal es el caso del famoso “Método sistemático o científico de mejora de procesos” creado por Kaoru Ishikawa.

Así pues, la adecuación de los procesos a las exigencias del mercado ha ido poniendo de manifiesto que una adecuada gestión, que tome los procesos como su base organizativa y operativa, es imprescindible para diseñar políticas y estrategias, que luego se puedan desplegar con éxito. Los mercados actuales, con sus variaciones y novedades constantes, seguirán exigiendo a las empresas así como reorganizaciones estructurales, y que la forma más eficiente de abordar estas innovaciones es a través de reestructuraciones de los procesos clave y estratégicos de la empresa.

Como conclusión tenemos que los procesos constituyen la base de la gestión estratégica de las empresas. Esto se debe a la flexibilidad que ofrecen las organizaciones gestionadas por procesos para adaptarse a los frecuentes cambios de entorno y de mercado. Por otra parte, los procesos constituyen la palanca más potente con la que cuentan las empresas para actuar sobre los resultados de forma efectiva y sostenida a lo largo del tiempo.

Actualmente, se dispone de numerosas técnicas, tanto para actuar sobre los procesos, como para emplear los procesos dentro de la política y la estrategia de la empresa. De ello hablaremos en nuestras próximas publicaciones!

Fuente: http://www.bmg.cl/articulos/La%20gestion%20por%20procesos%20su%20papel%20e%20importancia.pdf

Editado por: Daniela Naressi, Collell & Asociados, C.A

Anuncios