Implementando la Gestión por Procesos (Parte II)

Un concepto que es fundamental tener claro al momento de implementar el enfoque de Gestión por Procesos en una organización es precisamente el de PROCESO

Una organización que es gestionado con un enfoque de procesos tiene claro que es a través de los procesos como consigue hacer llegar ese “algo” que genera a aquellos a quienes ha definido como “Destinatarios” de lo que hace, (Cliente, otro Departamento, Accionistas, etc), y que son por tanto sus procesos los que condicionan la satisfacción de éstos y la probabilidad de que en el futuro sigan contando con la organización.

Pero, qué es un Proceso? 

Se puede definir un proceso como cualquier secuencia repetitiva de actividades que una o varias personas (Intervinientes) desarrollan para hacer llegar una Salida a un Destinatario a partir de unos recursos que se utilizan (Recursos amortizables que necesitan emplear los intervinientes) o bien se consumen (Entradas al proceso).

Otra definición muy parecida es la planteada en la ISO 9000:2000, según la cual un proceso es un “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”.

Para gestionar y mejorar un proceso es necesario, en primer lugar, describirlo adecuadamente. Los elementos que van a permitir describir el proceso son:

1. Salida y flujo de salida del proceso. 

2. Destinatarios del flujo de salida.

3. Los intervinientes del proceso.

4. Secuencia de actividades del proceso.

5. Recursos.

6. Indicadores

El objetivo es que el proceso esté constituido por actividades que de forma coordinada logran un valor agregado por el destinatario del mismo.

Un ejemplo de proceso sería el siguiente:

Proceso: Estampar un tornillo

Actividad del proceso: Cambiar cesto contenedor en tolva de evacuación de tornillos estampados.

Intervinientes: Sección de estampado

Salida: Tornillo estampado.

Destinatario: Sección de roscado.

Recurso: Máquina estampadora.

Entradas: Acero

Para facilitar la comprensión por parte del personal, un proceso puede ser esquematizado mediante un diagrama de flujo. Actualmente existen diversas metodologías de diagramación que se pueden utilizar. En la siguiente figura podemos ver un ejemplo de lo que sería un flujograma o diagramo de flujo de proceso.

Ya teniendo claro el concepto de Proceso, podemos proceder a profundizar más en la implantación del enfoque de Gestión por Procesos. No se pierda nuestras próximas publicaciones.

 

 

 

 

 

 

 

Fuente: http://www.fvq.es/Archivos/Publicaciones//a53281b821gestion_mejora_procesos.pdf

Editado por: Daniela Naressi, Collell & Asociados, C.A

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Implementando la Gestión por Procesos (Parte I)

Cuando un cliente se dirige a una empresa no le importa con está organizada internamente, sólo le interesa recibir el producto o servicio de acuerdo a sus necesidades. Esto hace que las organizaciones tengan que analizarse para ver de qué manera pueden orientar sus esfuerzos a la satisfacción de sus clientes. Es así como se empieza a hablar de Gestión por Procesos.

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La implementación de la Gestión por Procesos se ha revelado como una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todo tipo de organización. Sin embargo, existen una serie de factores que inciden en el éxito de la adopción de un enfoque de Gestión por Procesos, los cuales hacen la diferencia entre la organizaciones cuya percepción del proyecto es un gasto injustificado y las que lo valoran como una inversión en un activo intangible que le reportará un gran ROI en el mediano y largo plazo.

Estos factores son los siguientes:

1) La estrategia: un proyecto de implementación de Gestión por Procesos debe ser parte de las estrategias de la alta gerencia y es una decisión de negocios que debe evaluarse y tomarse de manera integral.

2) La cultura: La implementación de un enfoque de Gestión por Procesos conlleva un importante cambio en la cultura organizacional. Este cambio debe ser gestionado de manera adecuada para que que se logre “sembrar” en la organización los principios y valores que deben estar presentes en cada una de las personas que la integran, ya que son éstas quienes se encargarán de materializar la implantación de la Gestión por Procesos con su trabajo.

3) La estructura organizacional: la estructura organizacional de la empresa se ve transformada con la adopción de un enfoque de Gestión por Procesos. Esta transformación se evidencia en el cambio que se produce en la responsabilidad y autoridad de las personas, el sistema formal de comunicación, la división del trabajo, así como la coordinación y control y de las actividades; inclusive afecta las jerarquías, que por lo general se oponen al cambio, ya que el nuevo enfoque de gestión busca cambiar el modelo burocrático y vertical por un modelo de creación de valor en sentido horizontal. Gráficamente veremos cómo la estructura pasa de ser vertical y alta a horizontal y plana.

4) Los procesos críticos: La adopción del enfoque a procesos implica identificar los procesos que son críticos para el negocio y que afectan al cliente y a las demás partes interesadas, procurando un “construir” un sistema que permita gestionar los procesos que agregan valor al producto o servicio final de la empresa, eliminando aquellas actividades que no agregan ningún valor pero que consumen una cantidad considerable de recursos.

5) La creación de valor: La gestión por procesos opera bajo la filosofía del Valor Agregado, por lo cual se centra en el diseño de un sistema de creación de valor que pueda ser medido a través de un sistema de indicadores, orientado a evaluar el desempeño de los procesos, en términos de eficacia y eficiencia. Si el sistema de creación de valor no cuenta con un mecanismo de medición y evaluación de resultados no está bien diseñado.

Si logra gestionar estos factores de manera adecuada, tenga la seguridad de que la implementación del enfoque de Gestión por Procesos en su empresa le reportará un ROI con el que se sentirá más que satisfecho!

un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso” ISO 9000:2000

En nuestra próxima publicación seguiremos ofreciéndole información de gran utilidad sobre la forma de implementar la Gestión por Procesos. Hasta pronto!

Fuente: http://www.slideshare.net/LEWI/gestion-por-procesos-business-process-management-by-lic-salvador-alfaro-gomez-april-2009-1081098

Editado por: Daniela Naressi, Collell & Asociados, C.A