Implementando la Gestión por Procesos (Parte III)

El primer paso que proponemos abordar, antes de iniciar específicamente la implementación de las Gestión por Procesos es el de establecer un rumbo al camino de  la gestión de la organización. Los cuatro elementos que le darán ese rumbo son: Misión, Visión, Valores y Objetivos. La definición de estos elementos será la fijación del norte de nuestra brújula.  La Gestión por Procesos será el lenguaje que nos permitirá leer la carta de navegación, pero si no fijamos un rumbo, de nada nos servirá disponer de un magnífico barco y su equipamiento. Este tema lo profundizaremos en nuestras publicaciones sobre Planificación Estratégica.

Una vez establecido el plan estratégico y sus correspondientes planes operativos, la dinámica de la Gestión por Procesos se construye sobre cinco etapas fundamentales:

Fase I: Identificación de procesos

El ejercicio que recomendamos realizar en esta fase es anotar en una página en blanco todos los procesos que sean capaces de identificar en la organización (conviene realizar este ejercicio en un grupo de trabajo, mediante la técnica de la “tormenta de ideas”). Se deben anotar todos los procesos mencionados; no importa que aparezcan desordenados, ya se estructurarán más adelante.

Fase II: Inventario de procesos

El problema que suele presentarse al identificar los procesos de una organización es su “tamaño”. Por esto es de suma importancia tener claro que el tamaño de los procesos será un concepto que se manejará arbitrariamente a fin de estructurar el listado de procesos identificados en la fase I en dos únicas categorías: Procesos y Subprocesos. Estructurar los procesos en más de dos niveles resulta una complejidad innecesaria, al menos, en un nivel inicial de implantación.

Como resultado de esta segunda fase se obtendrá un listado estructurado de procesos en el que estará diferenciado un Proceso principal, y un conjunto de Subprocesos que dependen de él.

Fase III: Clasificación de procesos

La siguiente clasificación ha sido la más utilizada en Gestión por Procesos:

Procesos Estratégicos: Son aquellos procesos cuya finalidad es determinar directrices para el funcionamiento de otros procesos de la organización. Generalmente sus elementos de entrada son información sobre el entorno, disponibilidad de recursos, etc., y sus salidas son los propios planes operativos o de gestión educativo. Ejemplo: Proceso de Planificación Estratégica.

Procesos Clave: También llamados medulares o de negocio son aquellos procesos cuya finalidad es proporcionar servicios a los clientes externos de la organización. A través de ellos, la organización se relaciona con el exterior. Ejemplo: Fabricación de tubos.

Procesos de Soporte: También llamados de apoyo o de gestión son los procesos responsables de organizar, proveer y coordinar los recursos que la organización requiere para desarrollar sus actividades. Ejemplo: Contratación de personal.

Fase IV: Mapa de procesos

Una vez idenficados, jerarquizados y clasificados los procesos es conveniente representarlos gráficamente, de forma que se pueda tener una imagen global de las interrelaciones existentes entre las entradas y salidas de los grupos de procesos. El mapa de procesos es una representación grafica que ayuda a visualizar todos los procesos que existen en una organización y su interrelación entre ellos. Es muy importante que cada organización “busque” el Mapa de Procesos que más se ajuste a su personalidad y realidad.

Tip: La estructura de procesos que se defina debe abarcar todas las directrices definidas en el Plan Estratégico de la organización.

Fase V: Selección de procesos

La sugerencia es no abordar todos los procesos identificados al mismo tiempo, es importante y necesario priorizar y concentrar los esfuerzos por la mejora. Para ello la selección de procesos pretende identificar, entre todos los procesos identificados y relacionados en las fases previas, cuáles son aquellos especialmente críticos para que la organización alcance sus objetivos.

Pueden ser procesos críticos aquellos que:

– Tienen una significativa correlación con alguno de los objetivos o directrices definidas en la visión de la organización.

– Se encuentran desordenados o desestructurados, y es urgente sistematizar su aplicación.

– Los resultados de su evaluación se encuentran por debajo de los límites de control previamente definidos por la organización.

Conviene aclarar que la consideración de un proceso como crítico irá siempre supeditada a los objetivos estratégicos de la organización, y las directrices marcadas por su visión.

Fase VI: Planes de mejora

Una vez identificados los procesos críticos, la alta dirección deberá organizar, junto con su equipo de trabajo, los planes de mejora orientados a estos procesos.

Abordando el trabajo de esta manera será sistemáticamente sólida la implantación del enfoque de Gestión por Procesos en una organización.

Fuente: http://www.educarchile.cl/Userfiles/P0001/File/Gesti%C3%B3n%20por%20procesos.pdf

Editado por: Daniela Naressi, Collell & Asociados, C.A

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