La Gestión por Procesos de Negocio (Business Process Managament – BPM)

En esta entrega le queremos hablar sobre la metodología BPM, factor fundamental en el proceso de adopción de un enfoque de Gestión por Procesos.

El BPM, con sus enfoques evolucionados y sus tecnologías punta, ha emergido como el elemento clave para proveer a las organizaciones de la “Agilidad” y “Flexibilidad” necesaria para responder de forma rápida a los nuevos cambios y oportunidades de mercado.

El Proceso es ese elemento empresarial fundamental e intangible que está presente en toda la organización, pero que aún muchas empresas no lo están gestionando. La solución BPM permite entonces gestionar y optimizar los procesos de forma que asegure el más alto grado de satisfacción al cliente, manteniendo un balance entre nivel de calidad y costes.

Se conoce como Gestión por Procesos de Negocio o BPM por sus siglas en inglés a la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua. En este sentido, BPM viene a ser un conjunto de herramientas, tecnologías, técnicas, métodos y disciplinas de gestión para la identificación, modelización, análisis, ejecución, control y mejora de los procesos de negocio. Esta metodología de gestión permite identificar procesos, modelizar, analizar el comportamiento, ejecutar los procesos (automatización), controlar la ejecución de los procesos y optimizar los procesos para la mejora continua.

Para lograr tener un conocimiento y control absoluto de los procesos y recursos empresariales, se requieren de tecnologías que orquesten los procesos, la organización y los sistemas con los clientes, colaboradores y otros entes externos que garanticen el buen funcionamiento de la empresa hacia los objetivos empresariales. Una solución que ha conseguido lograrlo con enormes beneficios son los BPMS (Business Process Management System)

El alcance de los BPMS está conformado por un conjunto de soluciones de software especializado que logra automatizar, de forma inmediata y de una manera eficiente, todo el ciclo de vida de los procesos, reglas y servicios de negocio, desde la identificación y modelización, hasta la monitorización, permitiendo así un entorno de mejora contínua totalmente automatizado.

Las siguientes son algunas de las principales funcionalidades que las soluciones BPMS proveen:

– Asignar actividades a las personas de forma automática y según cualquier criterio, o según cargas de trabajo.

– Recordar a las personas sus actividades, las cuales son parte de una cola de WorkFlow (Flujo de tareas).

– Optimizar la colaboración entre personas que comparten actividades.

– Automatizar y controlar el flujo de documentos, datos e imágenes.

– Asignarle proactivamente a las personas que deben ejecutar las actividades, todos los recursos necesarios (Documentos, información, Aplicaciones, etc.) en cada una de ellas.

– Definir y controlar “alertas” según criterios de tiempo, de evento o de condición, provocando así algún mensaje a un supervisor, un “escalado” de actividades a otras personas para que las resuelvan, y/o una resignación automática.

– Modificar los procesos y gestionar excepciones “en vivo”, y desde cualquier lugar, es decir, permitir modificar cualquier instancia de proceso ya iniciada, sin necesidad de volver a iniciarla y sin necesidad de programación informática. Además, a través de cualquier navegador para que realmente se pueda realizar desde cualquier lugar.

– Proveer una vista “on-line” para supervisores del estado e histórico de cada instancia de proceso, de cada actividad, y del desempeño de las personas.

– Hacerles llegar a cada persona sus actividades y alertas, independientemente de su ubicación geográfica, a través de la Web, Email, SMS, o cualquier otro dispositivo móvil.

– Proveer métricas para responsables de áreas, organizadores, gestores de procesos y calidad, tanto para efectos de mejora contínua como de indicadores de calidad y de gestión.

– Integrarse fácilmente con otros sistemas, aplicaciones y ERP’s.

– Proveer un alto nivel de soporte para la interacción humana

Según una publicación de la revista CIO Insight, la mejora de procesos de negocio ha sido la prioridad #1 para los CIO durante los últimos tres años.

Actualmente son muchas las soluciones de BPMS que se encuentran disponibles en el mercado. De acuerdo con un estudio de Gartner, en mercado ya cuenta con proveedores estables y consolidados. Entre esta variedad que ofrece el mercado, existen diferentes soluciones que podrían ajustarse a las necesidades particulares de cada organización.

La decisión de iniciar un proyecto de implantación de un BPMS requiere de un exhaustivo análisis, es por ello que recomendamos estudiar todas las posibilidades que ofrece el mercado y consultar los estudios y estadísticas de los expertos en el área, como es el caso de Grupo Gartner.

Gartner es el líder mundial en investigación de tecnología de información y consultoría. Le entregamos el conocimiento relacionado con la tecnología necesaria para nuestros clientes a tomar las decisiones correctas, todos los días

En nuestra próxima publicación hablaremos sobre los factores clave para el éxito de un proyecto de implantación de BPMS.

Fuentes: http://www.club-bpm.com/ApuntesBPM/ApuntesBPM01.pdf

http://www.pnmsoft.com/choosing_bpm_suite.aspx

Editado por: Daniela Naressi, Collell & Asociados, C.A

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