BPMS, Monitorización e Inteligencia de Negocio

José Noguera

Todas las organizaciones realizan sus actividades según flujos de trabajo. Estos flujos de trabajo se denominan Procesos. Los procesos son susceptibles de automatización para asegurar su correcto funcionamiento y la máxima eficiencia. Esta automatización se consigue mediante BPMS (Business Process Management Suite) que como su nombre indica es el software que soporta la Gestión por Procesos.

BPMS ofrece muchas ventajas como la optimización de los trabajos, reducción drástica de costes, complimiento de las normativas y un largo etcétera, siendo una de las más importantes la observación, elcontrol y el análisis en tiempo real de la actividad de la entidad, lo que permite una toma de decisiones rápida y bien informada.

La gran cantidad de información que maneja BPMS

En una organización que haya alcanzado un cierto nivel de madurez en la Gestión por Procesos, la información que maneja una Suite BPM es superior a cualquier otra información que hasta ahora haya podido manejar la empresa.

La razón es que, al gestionar la mayoría de las actividades de la entidad, una Suite BPM de última generación puede llegar a manejar:

Información Estructurada. Todos los datos creados, modificados o eliminados, no solo de la suite BPM sino, también, de las aplicaciones con las que la empresa trabaja: ERP, legacy, etc. (y que habrán sidointegradas en la suite).

Información No Estructurada. Documentos de todo tipo que hayan sido creados, aportados por los externos (clientes, proveedores, etc.), archivados, consultados, firmados o eliminados. Así como los Contenidos digitales.

Información de Reglas. Reglas de negocio, estrategias, procedimientos y normativas, tanto internas como de obligado cumplimiento, de comportamiento textual o mecánico.

Información sobre Actividades. Sobre personas, grupos y roles que intervienen en la ejecución de los procesos y de las tareas de Workflow Libre (actividades menores o no estructuradas), así como sobre los tiempos, consumos y costes previstos y realizados, con sus desviaciones, etc.

La correcta implantación de una Suite BPM de última generación permite convertir esta gran cantidad de información que se genera en BPMS en conocimiento disponible.

El tratamiento de la Información que proporciona BPMS

Cuando en el día a día se ejecutan los procesos con BPMS, toda esta información básica que se va generando queda automáticamente registrada y organizada según la estructuración que se haya determinado, para que las herramientas de Inteligencia de la Suite BPM: BAM (Business Activity Monitoring), Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), KPI´s (Key Performance Indicators), etc.,automaticen también la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos de la organización.

1. La Actividad de los Usuarios

Se pueden obtener todo tipo de análisis del acceso de los usuarios (empleados y externos) estadísticas de actividad y de acceso, errores, etc, como por ejemplo, inicios y cierres de sesión y páginas accedidas por cada usuario, mostrando el nombre, versión del navegador, IP, dominio, etc., así como estadísticas por hora, día, semana o mes de: páginas y opciones visitadas, documentos e imágenes descargadas, ancho de banda consumido, motores de búsqueda, frases y keywords utilizados, etc.

2. La Actividad con los Documentos

BPMS puede ofrecer puntualmente a cada interesado sus documentos y reportes personalizados.

Podrán crearse diferentes vistas según los criterios que se desee, para optimizar las consultas. Con el tipo de consulta es posible visualizar los documentos de una o varias bibliotecas en diccionario en la misma vista. Las columnas y filtros son configurables, y de cada documento se puede obtener mucha información. Por ejemplo:

Desde esta ventana de detalles hay la posibilidad de visualizar el LOG completo de la vida de este documento que ofrece la fecha y hora de las todas las acciones que los usuarios realizan con los documentos (creación, modificación, lectura, eliminación o firma digital), el tipo de acción: manual(realizada por un usuario) o automática (realiza por el sistema) y desde dónde se realiza: tareas de los procesos, bibliotecas, familias de elementos, roles personales, servicios web, aplicaciones externas, etc.

3. La Actividad de la Gestión

En el día a día, cada proceso que se ejecuta registra toda la información ocurrida a lo largo de su ejecución, tanto la que introducen los usuarios manualmente como la que se genera automáticamentepor el sistema o interacción con las aplicaciones externas.

Por su parte, los KPI (Key Performance Indicators) registran determinados valores con el fin de analizar el rendimiento de los procesos para la toma de decisiones. Con un BPMS de última generación se puede diseñar cualquier tipo de KPI que se desee.

Dependiendo del tipo de información, se registra y analiza de una manera especializada:

Controles de Sistema

Cuando el sistema detecta una anomalía, genera de forma automática alertas, alarmas, notificaciones de aviso e incluso bloqueo de los procesos hasta que el problema se resuelva.

Cuadro de Mandos (Dashboard)

Comprende el conjunto de consultas e informes bajo demanda creados por el usuario que permitenconocer y controlar la ejecución de los procesos mientras estos están en macha. BPMS ofrece al menos tres tipos de consulta:

  1. Consulta de Procesos. Permite consultar los procesos ejecutados según los criterios que se desee, mediante Vistas que han sido diseñadas por el propio usuario de forma muy sencilla.
  2. Consulta de Tiempos. Muestra los tiempos de realización de los procesos por múltiples criterios: procesos, tareas, puntos de control (KPIs), lapsos, etc., con control de vencimientos, niveles críticos, umbrales, márgenes alertas y alarmas, etc.
  3. Control de Ejecución. Permite un control exhaustivo de la ejecución de cada proceso en curso o ya ejecutado. Puede invocarse el diagrama de la Clase de Proceso, para su consulta y contener el Rastreo que reproduce el flujo con todos los objetos por los que ha pasado la corriente del proceso, con los valores de los campos, históricos, documentos y cronometrías.

Business Intelligence

Comprende el conjunto de consultas e informes bajo demanda creados por el usuario para realizar análisis individuales y estadísticos que permiten obtener conclusiones relativas a procesos o conjuntos de procesos ya terminados.

Permite obtener estadísticas, informes, estados de procesos, actividad del motor BPMS, etc., analizando los indicadores clave mediante técnicas de ‘drill down’ y herramientas de BI (Business Intelligence) utilizando cubos OLAP, etc. Los formatos pueden ser: tablas o gráficos (tarta, barras, etc.) del estilo de la imagen siguiente o de otros, a gusto del usuario.

Y, sobre todo, BPMS ofrece puntualmente a cada usuario toda la información personalizada que precisa,automatizando también la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos que se generan en la entidad.

Fuente: blogs.auraportal.com

Editado por:  Judith Aponte/Collell & Asociados, C.A.

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